Individualsoftware oder Standardsoftware: Wann sich eine Eigenentwicklung wirklich lohnt

Ein Studio, das Software entwickelt, ist bei dieser Frage naturgemäß befangen. Wir sagen das gleich zu Beginn und argumentieren im Folgenden auch gegen uns selbst, wo es angebracht ist. Die ehrliche Antwort auf „Sollen wir das selbst entwickeln lassen?“ lautet meistens: nein. Die Fälle, in denen sie „ja“ lautet, sind allerdings oft genau jene, auf die es ankommt - und es lohnt sich, sie früh zu erkennen.

Dieser Leitfaden richtet sich an Inhaberinnen, Inhaber und Führungskräfte, die zwischen einem Abo-Produkt und einer eigens entwickelten Lösung abwägen: die Kosten, die gern übersehen werden, die Fallen auf beiden Seiten und die Fälle, in denen eine Eigenentwicklung schlicht ein Fehler ist.

Der richtige Vergleich

Üblicherweise wird eine monatliche Lizenzgebühr mit einem einmaligen Entwicklungsangebot verglichen. Dieser Vergleich ist in beide Richtungen schief.

Standardsoftware ist selten nur die Lizenz. Dazu kommen das teurere Paket, das Sie für eine einzige Funktion brauchen, Einführung, Konfiguration, Schnittstellen - und die Stunden, die Ihr Team damit verbringt, das zu umgehen, was die Software nicht kann.

Individualsoftware ist selten nur die Entwicklung. Dazu kommen Hosting, Sicherheitsupdates, Fehlerbehebung und jene Verbesserungen, die sich erst im echten Betrieb zeigen. Planen Sie die Wartung von Anfang an als jährlich wiederkehrenden Posten ein und lassen Sie sich diesen von jedem Anbieter konkret für Ihr Vorhaben beziffern. Wer das nicht kann, hat Ihnen damit auch schon etwas gesagt.

Gesamtkosten über drei bis fünf Jahre

Vergleichen Sie über die gesamte Laufzeit der Entscheidung, nicht anhand der ersten Rechnung. Eine einfache Aufstellung:

Standardsoftware

• Lizenz pro Nutzer, mal Anzahl der Nutzer, mal Monate - inklusive des erwarteten Personalwachstums
• das höhere Paket, das Sie bei ernsthafter Nutzung benötigen werden
• Einführung, Konfiguration, Datenmigration und Schulung
• Schnittstellen und alles, was sie am Laufen hält
• Arbeitszeit für Umwege: Excel-Listen nebenher, doppelte Erfassung, manuelle Exporte
• die Kosten eines Ausstiegs, falls Sie ihn eines Tages wollen

Individualsoftware

• Analyse und Spezifikation
• Design und Entwicklung
• Hosting und Infrastruktur
• jährliche Wartung, Sicherheitsupdates und Support
• interne Zeit: Jemand auf Ihrer Seite muss das Produkt verantworten, Fragen beantworten und testen
• die Kosten eines Anbieterwechsels, falls die Zusammenarbeit endet

Das Muster dahinter ist einfach: Lizenzkosten wachsen mit der Zahl der Menschen, Entwicklungskosten mit der Zahl der Funktionen. Wächst Ihr Team schneller als Ihre Anforderungen, wird das Abo mit jedem Jahr teurer. Wachsen Ihre Anforderungen schneller als Ihr Team, summiert sich die Individualentwicklung. Keine der beiden Varianten ist automatisch günstiger - deshalb ist die Aufstellung mehr wert als das Bauchgefühl.

Die 80-Prozent-Falle

Fast jede Produktdemo zeigt eine Abdeckung von 80 Prozent. Entschieden wird über die restlichen 20.

Manchmal sind diese 20 Prozent Kosmetik: Ein Feld heißt anders, ein Bericht ist anders aufgebaut als gewohnt. Ihr Team gewöhnt sich innerhalb einer Woche daran. Akzeptieren Sie es.

Manchmal sind diese 20 Prozent aber genau das, womit Ihr Unternehmen Geld verdient: wie Sie kalkulieren, wie Sie planen, wie Sie eine bestimmte Art von Auftrag abwickeln, der Freigabeprozess, auf den sich Ihre Kunden verlassen. Kann das Werkzeug das nicht abbilden, wird improvisiert - eine Tabelle neben dem System, ein manueller Schritt jeden Freitag, die eine Kollegin, die „einfach weiß“, wie man die Zahlen richtigstellt. Solche Umwege sieht man im Lizenzpreis nicht, in den Personalkosten dafür umso deutlicher.

Ein brauchbarer Test: Notieren Sie die fünf Prozesse, die Sie vom Mitbewerb unterscheiden. Deckt das Produkt alle fünf ab, kaufen Sie es. Deckt es keinen davon ab, heißt Kaufen, dass Sie Ihre Arbeitsweise an die Software anpassen. Das kann sinnvoll sein, denn viele Standardprodukte bilden bewährte Praxis ab. Oft ist es das nicht.

Schnittstellen: Wo Budgets still versickern

Kaum ein Unternehmen arbeitet mit nur einem Werkzeug. Bestellungen kommen aus dem Webshop, der Lagerstand liegt in der Warenwirtschaft, Rechnungen gehen aus der Buchhaltung hinaus - und irgendwo dazwischen kopiert ein Mensch Daten von einem System ins andere.

Standardprodukte werben mit Integrationen, aber „integriert mit“ kann alles bedeuten, von einer robusten Echtzeit-API bis zu einem CSV-Export einmal am Tag. Klären Sie, was Sie tatsächlich bekommen. Fragen Sie, was passiert, wenn eine Seite ihre Schnittstelle ändert, wer das behebt und wie schnell.

Genau hier rechnet sich Individualentwicklung oft zuerst. Eine kleine, sauber gebaute Schnittstellen-Schicht, die Ihre bestehenden Werkzeuge verbindet, kann jede Woche Stunden an Handarbeit einsparen, ohne eines davon zu ersetzen.

Datenhoheit und Lock-in

Bevor Sie unterschreiben, stellen Sie drei Fragen:

1. Können wir jederzeit alle unsere Daten in einem brauchbaren Format exportieren?
2. Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen oder der Anbieter übernommen wird oder den Betrieb einstellt?
3. Was würde es uns in drei Jahren an Zeit und Geld kosten, auf eine Alternative umzusteigen?

Lock-in ist nicht per se schlecht. Ein stabiles, weit verbreitetes Produkt mit sauberem Export ist eine vertretbare Abhängigkeit. Das eigentliche Risiko ist ein Nischenprodukt, das Daten hält, die Sie nicht einfach herausbekommen, und dessen Preise sich ändern können, sobald Sie davon abhängig sind.

Auch Individualsoftware kennt Lock-in: die Abhängigkeit vom Team, das sie gebaut hat. Sie reduzieren dieses Risiko, indem Sie auf Eigentum am Quellcode und an den Infrastruktur-Zugängen bestehen, auf Dokumentation und auf verbreitete Technologien, mit denen auch ein anderes kompetentes Team arbeiten könnte. Ein Anbieter, der sich gegen diese Bedingungen sträubt, sagt Ihnen damit etwas.

Wann Sie nicht entwickeln sollten

Manche Anforderungen sind Massenware. Sie sind gelöst, reguliert oder schlicht nicht der Bereich, in dem Ihr Vorsprung liegt. Sie selbst zu entwickeln, ist fast immer schlecht investiertes Geld:

• E-Mail, Kalender und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten
• allgemeine Buchhaltung und Lohnverrechnung, besonders wenn sich steuerliche Vorgaben regelmäßig ändern
• Videokonferenzen und Team-Chat
• ein gewöhnlicher Onlineshop für ein klassisches Sortiment
• Passwortverwaltung, Backups und vergleichbare Sicherheitswerkzeuge

Sollten Sie gerade ein Lastenheft für einen eigenen E-Mail-Client schreiben: Hören Sie auf. Mit dem eigenen Posteingang hat sich noch niemand einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Dasselbe gilt, wenn der Prozess selbst noch unklar ist. Software macht einen Prozess schneller und strenger; sie entscheidet nicht, wie er aussehen soll. Kann Ihr Team noch nicht beschreiben, wie etwas heute abläuft, beginnen Sie mit einem Standardwerkzeug und lernen Sie zuerst.

Der hybride Weg: den Kern kaufen, die Ränder bauen

Die wirtschaftlichsten Lösungen, die wir sehen, sind selten rein. Sie kaufen bewährte Werkzeuge für den Standardkern und entwickeln nur das, was für das Unternehmen spezifisch ist:

• Standardbuchhaltung plus ein kleines Modul, das Ihre Aufträge in korrekt strukturierte Rechnungen verwandelt
• ein Standard-CRM plus eine gezielte Webanwendung für den einen Ablauf, den es nicht abbilden kann
• eine etablierte Shop-Plattform plus eine Schnittstelle, die den Lagerstand in Echtzeit mit der Warenwirtschaft abgleicht
• eine ERP-Entwicklung nach Maß nur dann, wenn der operative Kern selbst Ihr Unterscheidungsmerkmal ist und Standardsysteme Sie zwingen würden, ihn aufzugeben

So bleibt der individuelle Anteil klein und damit auch die Wartung - und wird später ein Baustein ersetzt, funktioniert der Rest weiter.

Checkliste für die Entscheidung

Beantworten Sie diese Fragen gemeinsam mit den Menschen, die die Arbeit tatsächlich machen, nicht nur mit jenen, die sie freigeben:

1. Unterscheidet uns dieser Prozess vom Mitbewerb, oder läuft er überall gleich?
2. Was kostet die beste Standardlösung über fünf Jahre, bei der Größe, die wir erwarten?
3. Wie viel unseres tatsächlichen Ablaufs deckt sie ab - gemessen im Test, nicht übernommen aus der Demo?
4. Was kostet uns der fehlende Teil heute, in Stunden pro Woche?
5. Mit wie vielen Systemen muss sie sprechen, und wie zuverlässig sind diese Schnittstellen?
6. Können wir jederzeit alle Daten in einem brauchbaren Format exportieren?
7. Wenn wir entwickeln: Wem gehören Code, Hosting und Dokumentation?
8. Wer bei uns verantwortet das Produkt nach dem Start?
9. Ist der Prozess stabil genug, um ihn in Software zu gießen, oder ändert er sich noch jeden Monat?
10. Was ist die kleinste Version, die den Nutzen beweist, bevor wir uns voll festlegen?

Zeigen die meisten Antworten in Richtung „Standard, gut abgedeckt, wenige Schnittstellen“, kaufen Sie und machen Sie weiter. Zeigen sie in Richtung „unterscheidend, schlecht abgedeckt, viele Schnittstellen“, wird sich eine Eigenentwicklung - oder zumindest die Entwicklung der Ränder - aller Voraussicht nach lohnen.

Ein nüchternes Fazit

Keine der beiden Optionen ist eine Weltanschauung. Es ist eine Kostenrechnung mit ein paar strategischen Fragen. Rechnen Sie über einen realistischen Zeitraum, berücksichtigen Sie die versteckten Kosten auf beiden Seiten, und seien Sie skeptisch gegenüber allen - uns eingeschlossen -, die die Antwort kennen, bevor sie nach Ihren Prozessen gefragt haben.

Wenn Sie eine zweite Meinung zu einem konkreten Fall möchten, schildern Sie ihn uns. Wir sagen Ihnen auch, wenn ein Abo die bessere Antwort ist. Das ist es häufig.