Softver po mjeri ili gotovo rješenje: kada se izrada zaista isplati

Studio koji pravi softver je u ovom pitanju, logično, pristrasan. Zato to kažemo odmah na početku, a u nastavku ćemo argumentovati i protiv sebe kad je to pošteno. Iskren odgovor na pitanje „da li da ovo radimo po mjeri?“ najčešće glasi - ne. Slučajevi u kojima je odgovor „da“ obično su upravo oni najvažniji, i isplati se prepoznati ih na vrijeme.

Pitanje „ima li toga negdje na gotovs?“ je, iskreno, sasvim dobro prvo pitanje. Ovaj vodič je za vlasnike i rukovodioce koji odmjeravaju pretplatu na gotov proizvod naspram sistema napravljenog baš za njih: troškovi koje ljudi zaborave, zamke s obje strane i situacije u kojima je razvoj po mjeri jednostavno greška.

Počnite od pravog poređenja

Obično se mjesečna licenca poredi s jednokratnom ponudom za razvoj. To poređenje je pogrešno u oba smjera.

Gotov softver rijetko je samo licenca. Tu je i skuplji paket koji vam treba zbog jedne funkcije, uvođenje, podešavanje, integracije - i sati koje vaši ljudi potroše zaobilazeći ono što softver ne radi.

Softver po mjeri rijetko je samo izrada. Tu su i hosting, sigurnosna ažuriranja, ispravke grešaka i poboljšanja koja se traže tek kad ljudi počnu stvarno da ga koriste. Održavanje od prvog dana tretirajte kao trošak koji se ponavlja svake godine i tražite od svakog dobavljača da ga konkretno procijeni za vaš slučaj. Ako to ne može, i to je odgovor.

Ukupni trošak vlasništva kroz tri do pet godina

Poredite kroz cijeli vijek odluke, a ne po prvoj fakturi. Jednostavna tabela:

Gotovo rješenje

• licenca po korisniku, puta broj korisnika, puta broj mjeseci - uključujući očekivani rast tima
• viši paket koji će vam trebati kad ga počnete ozbiljno koristiti
• uvođenje, podešavanje, migracija podataka i obuka
• integracije i sve što ih održava u radu
• radno vrijeme potrošeno na zaobilaznice: Excel tabele sa strane, dupli unos, ručni izvozi
• trošak odlaska, ako ga ikad poželite

Softver po mjeri

• analiza i specifikacija
• dizajn i razvoj
• hosting i infrastruktura
• godišnje održavanje, sigurnosna ažuriranja i podrška
• interno vrijeme: neko s vaše strane mora biti vlasnik proizvoda, odgovarati na pitanja i testirati
• trošak promjene dobavljača, ako saradnja prestane

Obrazac iza brojeva je jednostavan. Troškovi licenci rastu s brojem ljudi, a troškovi razvoja s brojem funkcija. Ako vam tim raste brže od zahtjeva, pretplata je iz godine u godinu skuplja. Ako zahtjevi rastu brže od tima, razvoj po mjeri se sabira. Nijedna opcija nije automatski jeftinija - i zato tabela vrijedi više od osjećaja.

Zamka od 80 posto

Gotovo svaka demonstracija proizvoda pokaže da pokriva 80 posto vaših potreba. Odluka se zapravo donosi na preostalih 20.

Ponekad je tih 20 posto kozmetika: polje koje se drugačije zove, izvještaj složen drugačije nego što ste navikli. Tim će se prilagoditi za sedmicu dana. Prihvatite to i idite dalje.

Ponekad je tih 20 posto upravo način na koji vaša firma zarađuje: kako formirate cijene, kako planirate, kako obrađujete određenu vrstu narudžbe, lanac odobrenja na koji se vaši klijenti oslanjaju. Kad alat to ne može da pokrije, ljudi improvizuju - tabela pored sistema, ručni korak svakog petka, koleginica koja „jednostavno zna“ kako se brojke ispravljaju. Te zaobilaznice se ne vide u cijeni licence, ali se itekako vide u platama.

Koristan test: zapišite pet procesa po kojima se razlikujete od konkurencije. Ako proizvod pokriva svih pet, kupite ga. Ako ne pokriva nijedan, kupovina znači da ćete način rada prilagoditi softveru. Ponekad je to dobra ideja, jer mnogi standardni alati u sebi nose provjerenu praksu. Često nije.

Integracije - tu budžet tiho curi

Malo koja firma radi u samo jednom alatu. Narudžbe stižu iz web shopa, zalihe su u skladišnom sistemu, fakture izlaze iz knjigovodstva, a negdje između neko ručno prepisuje podatke iz jednog u drugo.

Gotovi proizvodi reklamiraju integracije, ali „povezuje se sa“ može značiti bilo šta - od pouzdanog API-ja u realnom vremenu do CSV izvoza jednom dnevno. Provjerite šta tačno dobijate. Pitajte šta se dešava kad jedna strana promijeni svoj interfejs, ko to popravlja i koliko brzo.

Upravo tu se razvoj po mjeri najčešće prvi isplati. Mali, dobro napravljen sloj za integraciju koji povezuje alate koje već imate može svake sedmice uštedjeti sate ručnog rada, bez zamjene ijednog od njih.

Vlasništvo nad podacima i zavisnost od dobavljača

Prije potpisivanja postavite tri pitanja:

1. Možemo li u svakom trenutku izvesti sve naše podatke, u upotrebljivom formatu?
2. Šta se dešava s našim podacima ako prestanemo plaćati, ili ako dobavljača neko kupi ili se ugasi?
3. Koliko bi nas, u vremenu i novcu, koštao prelazak na alternativu za tri godine?

Zavisnost od dobavljača (vendor lock-in) nije uvijek loša. Stabilan, široko rasprostranjen proizvod s urednim izvozom podataka razumna je zavisnost. Pravi rizik je nišni proizvod koji drži podatke koje ne možete lako izvući, s cijenama koje se mogu promijeniti čim postanete zavisni od njega.

I softver po mjeri ima svoju verziju te zavisnosti: zavisnost od tima koji ga je napravio. Taj rizik smanjujete tako što insistirate na vlasništvu nad izvornim kodom i nalozima za infrastrukturu, na dokumentaciji i na raširenim tehnologijama s kojima bi mogao raditi i neki drugi kompetentan tim. Dobavljač koji se tim uslovima opire - nešto vam poručuje.

Kada ne treba razvijati

Neke potrebe su roba široke potrošnje. Riješene su, regulisane ili jednostavno nisu oblast u kojoj leži vaša prednost. Razvijati ih po mjeri gotovo je uvijek loše uložen novac:

• e-mail, kalendari i zajednički rad na dokumentima
• opšte knjigovodstvo i obračun plata, pogotovo tamo gdje se poreski propisi i pravila fiskalizacije redovno mijenjaju
• video pozivi i timski chat
• standardni online shop za klasičan asortiman
• upravljanje lozinkama, backup i slični sigurnosni alati

Ako upravo pišete specifikaciju za vlastiti e-mail klijent - stanite. Niko još nije stekao prednost na tržištu zahvaljujući svom inboxu.

Isto važi kad sam proces još nije jasan. Softver proces čini bržim i strožim; ne odlučuje kakav proces treba da bude. Ako vaš tim još ne može opisati kako nešto danas funkcioniše, počnite sa standardnim alatom i prvo učite.

Hibridni pristup: kupite osnovu, po mjeri dogradite ostatak

Najisplativija rješenja koja viđamo rijetko su „čista“. Za standardno jezgro kupuju provjerene alate, a po mjeri razvijaju samo ono što je specifično za taj posao:

• standardno knjigovodstvo, plus mali modul koji vaše narudžbe pretvara u ispravno strukturisane fakture
• gotov CRM, plus fokusirana web aplikacija za onaj jedan tok rada koji CRM ne može pokriti
• provjerena shop platforma, plus integracija koja zalihe u realnom vremenu usklađuje sa skladištem
• ERP sistem po mjeri samo onda kad je sama operativna srž ono po čemu se razlikujete, a standardni sistemi bi vas natjerali da je se odreknete

Tako dio po mjeri ostaje mali, a s njim i održavanje - a ako se jedan dio kasnije zamijeni, ostatak nastavlja raditi.

Kontrolna lista za odluku

Odgovorite na ova pitanja zajedno s ljudima koji posao zaista rade, ne samo s onima koji ga odobravaju:

1. Da li nas ovaj proces razlikuje od konkurencije, ili je isti svuda?
2. Koliko najbolje gotovo rješenje košta kroz pet godina, pri veličini koju očekujemo?
3. Koliko našeg stvarnog toka rada pokriva - izmjereno u probnom periodu, a ne preuzeto iz demonstracije?
4. Koliko nas dio koji nedostaje košta danas, u satima sedmično?
5. S koliko sistema mora da komunicira i koliko su te integracije pouzdane?
6. Možemo li u svakom trenutku izvesti sve podatke u upotrebljivom formatu?
7. Ako razvijamo: čiji su kod, hosting i dokumentacija?
8. Ko je kod nas vlasnik proizvoda nakon pokretanja?
9. Da li je proces dovoljno stabilan da se pretoči u softver, ili se još mijenja svaki mjesec?
10. Koja je najmanja verzija koja bi dokazala vrijednost prije nego što se potpuno obavežemo?

Ako većina odgovora vodi ka „standardno, dobro pokriveno, malo integracija“ - kupite i idite dalje. Ako vode ka „po tome se razlikujemo, slabo pokriveno, mnogo integracija“, razvoj po mjeri - ili barem razvoj onoga oko standardnog jezgra - vjerovatno će se isplatiti.

Trezven zaključak

Nijedna opcija nije životna filozofija. To je računica troškova s nekoliko strateških pitanja. Računajte kroz realan vremenski period, uključite skrivene troškove s obje strane i budite skeptični prema svakome - uključujući nas - ko zna odgovor prije nego što je pitao kako vi radite.

Ako želite drugo mišljenje o konkretnom slučaju, opišite nam ga. Reći ćemo vam i kad je pretplata bolji odgovor. A često jeste.