Kao Uber, samo za... Kako napisati brief za softver

Svaki softverski projekat počinje brifom. Neki počinju rečenicom koju je neko zamijenio za brif. U našem poslu najčešća takva rečenica je kratka, samouvjerena i u sebi ima firmu za prevoz.

„Treba nam nešto kao Uber, samo za frizere za pse.“

Nemamo ništa protiv frizera za pse. Nemamo ništa protiv Ubera. Samo imamo pitanja - četrdesetak - i prvo je uvijek isto: koji dio Ubera? Mapu? Plaćanje? Cijene koje skoče čim padne kiša? Platformu iza svega, koja je zapravo dvije aplikacije, dispečerski sistem i naplata koji se prave da su jedno? Ili samo onaj mali autić što se kreće po ekranu, jer lijepo izgleda?

Ovo je vodič kroz brifove koje srećemo na terenu - brief, brif, specifikacija, „ono što sam ti poslao na Viber“ - zašto svaki od njih onemogućava tačnu procjenu i šta da napišeš umjesto toga. Na kraju je šablon za kopiranje. Nikome nećemo reći.

Vrsta 1: Brif u jednoj rečenici

Stanište: kontakt forma, poruka na LinkedInu, glasovna poruka snimljena dok se parkiraš.

„Treba mi aplikacija za firmu, koliko košta?“

To je kao da pozoveš majstora i pitaš koliko košta kuća. Iskren odgovor je negdje između šupe u dvorištu i kliničkog centra. Ko na jednu rečenicu odgovori jednom cifrom, ili je vidovit ili planira razliku naplatiti kasnije - kroz „sitne izmjene“, s kamatom.

Brif u jednoj rečenici nije pogrešan. On je samo prva rečenica. Iskreno ih volimo, većina dobrih projekata baš tako počne. Treba samo znati da otvara razgovor, a ne zatvara ponudu.

Vrsta 2: Specifikacija od 80 strana, rad komisije

Stanište: zajednički folder, fajl Specifikacija_FINAL_v7_sad_stvarno_final_izmjene-MJ.docx.

Pisalo ju je šest sektora devet mjeseci. Sadrži dvanaest strana istorijata firme, rječnik pojmova, organigram, tri međusobno suprotne definicije „klijenta“ - i na strani 61, između priloga o usklađenosti i stock fotografije rukovanja, jedan jedini zahtjev koji je stvarno bitan.

Svaki sektor je ugurao svoju funkciju. Niko nije smio reći šta je nebitno. Pa je sve prioritet broj jedan, što znači da ništa nije.

Dužina nije problem. Problem je što brif napisan tako da svi budu zadovoljni opisuje politički kompromis, a ne proizvod. Pročitaćemo svih 80 strana, stvarno. A onda ćemo pitati koje tri stvari sistem mora raditi prvog dana. Tišina koja slijedi obično je najkorisniji trenutak cijelog projekta.

Vrsta 3: Screenshot konkurencije

Stanište: mejl bez teksta, jedan prilog, IMG_4471.png. Ili Viber, bez ijedne riječi.

„Ovako nešto, samo bolje.“

Screenshot pokazuje kako proizvod izgleda. Ne govori ništa o admin panelu iza njega, o provajderu plaćanja, o pet integracija, o timu podrške ni o godinama dotjerivanja zbog kojih sve djeluje tako jednostavno. Ko fotografiše fasadu, još nema ni struju ni vodu.

Ipak, šalji screenshotove - uz jednu rečenicu o tome šta ti se kod svakog sviđa. „Sviđa mi se što je cijelo plaćanje na jednom ekranu“ je zahtjev. „Ovako nešto“ je mood board.

Vrsta 4: „Budžet je fleksibilan“

Stanište: prvi sastanak, uz samouvjeren osmijeh.

Prijevod: budžet postoji, nije fleksibilan, a tačnu cifru ćemo saznati tako što predložimo nešto iznad nje.

Razumijemo zašto se budžet krije. Strah je da će studio procijeniti tačno do iznosa koji čuje. Ali bez okvira planiramo u mraku. Sistem za rezervacije za dvadeset hiljada može biti solidan, fokusiran alat. Sistem za rezervacije za dvjesta hiljada je nešto sasvim drugo. Oba su dobri odgovori - samo na različita pitanja. Kad znamo okvir, možemo predložiti najbolje što u njega staje, umjesto prelijepog plana koji ćeš ljubazno odbiti.

Šta zapravo ide u dobar brief za softver

Sad dio ispod šala. Brif koji donosi realnu procjenu obično ima jednu do dvije strane i odgovara na sedam pitanja.

1. Problem, a ne rješenje. „Naši dispečeri dva sata dnevno zovu vozače da potvrde preuzimanja“ bolje je od „treba nam mobilna aplikacija s push notifikacijama“. Prvo nam omogućava da nađemo najjeftinije rješenje - možda aplikaciju, možda SMS, možda tabelu s boljom formulom. Drugo te veže za aplikaciju prije nego što je iko pitao je li aplikacija uopšte odgovor.

2. Ko su korisnici. Kancelarija za računarom? Ljudi na terenu, s rukavicama i slabim signalom? Kupci koji će je otvoriti jednom godišnje? Deset korisnika i deset hiljada korisnika su različiti sistemi s različitom cijenom, čak i kad ekrani izgledaju isto.

3. Tri stvari koje mora raditi prvog dana. Ne dvadeset. Tri. Sve ostalo ide na spisak „kasnije“ - a to nije groblje, to je druga faza. Nijedno drugo pitanje ne pomaže procjeni kao ovo.

4. Postojeći sistemi s kojima mora razgovarati. Knjigovodstveni program, stari ERP, provajder plaćanja, CRM, Excel tabela od koje svi potajno zavise. Na integracijama procjene tiho umiru, zato ih navedi rano, čak i ako nisi siguran da su bitne. „Imamo neki program za fakture, zna Mirko iz računovodstva“ sasvim je u redu za početak.

5. Rok - i zašto baš taj. „Prije sajma 14. marta“ je rok. „Što prije“ je osjećaj. Kad znamo razlog, možemo reći šta stiže do tog datuma, a šta može doći mjesec kasnije, a da niko ne primijeti.

6. Okvir budžeta. Vidi vrstu 4. Okvir je dovoljan. „Između 15 i 30 hiljada“ dosta je da kažemo šta staje, šta ne staje i gdje su kompromisi.

7. Kako izgleda uspjeh. Manje telefonskih poziva. Narudžbe obrađene za minute umjesto za sate. Lansiranje kojem ne treba saopštenje za medije, samo miran ponedjeljak. Ako znaš opisati po čemu ćeš prepoznati da radi, možemo graditi prema tome - a ti ćeš imati sudiju svaki put kad se dvije funkcije otimaju o istu sedmicu.

To je to. Primijeti šta nema na spisku: tehnologije, baze podataka, wireframeova i riječi „blockchain“. Ako imaš mišljenje o tome, slobodno ga napiši. Ali to je naš posao, i brif je obično bolji bez toga.

Zašto tako dobijaš bolju procjenu

Procjene za softver najčešće promaše iz jednog razloga: ono što je procijenjeno nije ono što je napravljeno. Negdje između brifa i lansiranja, „jednostavna forma za rezervacije“ dobila je kalendar, podsjetnike, otkazivanja, povrat novca i raspored smjena. Nekome je svaka od tih stvari bila očigledna. Niko ih nije zapisao.

Brif s problemom, korisnicima, obaveznim funkcijama i integracijama ne zaustavlja rast obima posla. Ali svi vide kad se obim pomjera - i mogu svjesno odlučiti.

Bilo da planiraš web aplikaciju, mobilnu aplikaciju ili zamjenu za ERP koji na okupu drži jedna herojska Excel tabela, pitanja su ista.

Šablon brifa za kopiranje

Popuni šta znaš, ostavi prazno šta ne znaš. I prazno je informacija.

BRIF ZA SOFTVER

Problem:            Šta danas boli, u jednoj ili dvije rečenice.
Korisnici:          Ko, koliko njih, na kojim uređajima.
Mora prvog dana:    1.
                    2.
                    3.
Kasnije, možda:     Ono što bi bilo lijepo imati. Budi iskren.
Razgovara s:        Postojeći sistemi, alati, Excel tabele.
Rok:                Datum, i zašto baš taj.
Okvir budžeta:      Od ... do ...
Uspjeh znači:       Po čemu ćemo znati da radi.
Nije "kao Uber":    Osim ako stvarno jeste kao Uber.

Ukratko

Dobar brif nije ni dug ni uglađen. Iskren je o problemu, konkretan o prve tri stvari i otvoren o vremenu i novcu. Napiši to, i ko god ga dobije moći će ti dati pravu cifru umjesto raspona u koji bi stao parkiran autobus.

A ako trenutno imaš samo onu jednu rečenicu - i to je u redu. Pošalji nam rečenicu. Mi donosimo četrdeset pitanja. Za Uber pitamo samo jednom.